Bab 7
Onboarding
Learning Objectives
- Memahami pengertian dan tujuan proses onboarding.
- Menjelaskan tahapan onboarding mulai dari preboarding hingga evaluasi.
- Memahami peran HR, atasan, dan buddy dalam proses adaptasi karyawan baru.
- Mengetahui praktik terbaik dalam pelaksanaan onboarding.
- Memahami pentingnya evaluasi onboarding untuk meningkatkan retensi karyawan.
7.1 Apa itu Onboarding?
Onboarding adalah proses membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja, budaya perusahaan, tugas pekerjaan, serta rekan kerja agar dapat bekerja secara efektif dalam waktu yang lebih singkat. Onboarding bukan hanya sekadar hari pertama bekerja, melainkan proses terencana yang berlangsung selama beberapa minggu hingga beberapa bulan.
Banyak perusahaan menganggap onboarding selesai setelah orientasi hari pertama. Padahal, proses adaptasi karyawan biasanya membutuhkan waktu sekitar tiga hingga enam bulan hingga mereka benar-benar memahami pekerjaan dan budaya organisasi secara utuh.
7.2 Preboarding
Preboarding adalah proses yang dilakukan setelah kandidat menerima offering hingga hari pertama bekerja, bertujuan mempersiapkan segala kebutuhan agar karyawan baru dapat memulai pekerjaan dengan lancar.
| Aktivitas | Tujuan |
|---|---|
| Pengiriman Offer Letter | Informasi resmi mengenai posisi dan kompensasi. |
| Pengumpulan Dokumen | Melengkapi dokumen administrasi. |
| Persiapan Peralatan Kerja | Laptop, email, akun sistem, ID card. |
| Informasi Hari Pertama | Jadwal, lokasi, dress code, kontak. |
7.3 Employee Onboarding
Hari pertama bekerja merupakan momen penting yang akan membentuk kesan awal karyawan terhadap perusahaan, sering disebut sebagai bagian dari moment of truth dalam employee experience.
| Aktivitas | Tujuan |
|---|---|
| Company Orientation | Memperkenalkan sejarah, visi, misi, budaya, kebijakan. |
| Office Tour | Mengenalkan lingkungan kerja dan fasilitas. |
| Perkenalan Tim | Memperkenalkan rekan kerja dan stakeholder. |
| Penjelasan Job Description | Menjelaskan tanggung jawab dan ekspektasi. |
7.4 Buddy System
Buddy System adalah program yang menugaskan seorang karyawan berpengalaman untuk mendampingi karyawan baru selama masa adaptasi, membantu menjawab pertanyaan sehari-hari secara informal.
| Peran | Tanggung Jawab |
|---|---|
| HR | Mengelola proses onboarding, administrasi, orientasi. |
| Hiring Manager | Menjelaskan target kerja dan mengevaluasi kinerja. |
| Buddy | Membantu adaptasi sehari-hari dan budaya kerja tim. |
| Karyawan Baru | Aktif belajar, bertanya, berpartisipasi. |
7.5 Evaluasi Onboarding
Evaluasi biasanya dilakukan secara bertahap, misalnya setelah 30 hari, 60 hari, dan 90 hari bekerja, sebuah pola yang umum dikenal sebagai evaluasi "30-60-90 hari".
Indikator Keberhasilan Onboarding
- Karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya.
- Karyawan mampu bekerja secara mandiri.
- Karyawan menunjukkan performa yang terus meningkat.
- Karyawan merasa diterima oleh tim.
- Tingkat retensi karyawan baru meningkat.
Ringkasan
Onboarding merupakan proses penting yang membantu karyawan baru beradaptasi, dimulai sejak preboarding, dilanjutkan orientasi, didukung buddy system, serta dievaluasi secara berkala.
Pengalaman karyawan pada 90 hari pertama sering kali menentukan apakah mereka akan bertahan dan berkembang di perusahaan. Onboarding yang efektif membantu karyawan merasa diterima dan yakin telah membuat keputusan yang tepat.